بالرغم من أن الكثير من الموظفين يبذلون مجهوداً بدنياً بسيطاً خلال يوم العمل، إلا أنهم يعانون في كثير من الأحيان من آلام الظهر والرقبة. ولكن تجهيزات المكتب المناسبة قد تقي الموظفين من هذه المتاعب أو على الأقل تحد منها.قالت الهيئة الألمانية للسلامة والصحة المهنية في العاصمة برلين إنه عادةً ما يقضي الموظف ساعات العمل جالساً على المكتب وأمام شاشات الحواسب، وبالتالي يكون الموظف أكثر عُرضة للإصابة بآلام العضلات والهيكل العظمي. ويمكن للموظف القيام ببعض الإجراءات البسيطة للتغلب على مثل هذه المتاعب، منها على سبيل المثل الوقوف من وقت إلى آخر والقيام ببعض التمارين الرياضية البسيطة لتنشيط الدورة الدموية وتعزيز القدرات الحركية. وبالإضافة إلى ذلك، يتعين على الموظف تجهيز المكتب بشكل سليم لتجنب ظهور آلام الرقبة وآلام أسفل الظهر.ضبط الشاشةوأوضح البروفيسور كارستين كلوت، خبير الإدارة وشؤون العمل بجامعة زيغين الألمانية، أنه يتعين على الموظف ضبط شاشة الحاسوب، بحيث ينظر إلى أسفل؛ نظراً لأن هذا الوضع يعتبر أكثر راحة للعين والرقبة، في حين أن النظر إلى أعلى باستمرار يؤدي إلى ظهور متاعب وآلام بالعمود الفقري وعضلات الرقبة.وينصح أندرياس شتيفان، من الهيئة الألمانية للتأمين ضد الحوادث، بضرورة استعمال مقاعد المكاتب القابلة لضبط الارتفاع مع مساند الذراع القابلة للتعديل أيضاً. وإذا كانت هذه المقاعد توفر إمكانية تغيير عمق الجلوس، فإنها تصبح أفضل. وعند الكتابة ينصح كلوت باستعمال لوحة المفاتيح، التي تكون بها الأزرار موزعة على سطحين متقابلين من حيث الزاوية. علاوة على أنه من الأفضل أن تكون لوحة المفاتيح مسطحة. وأضاف شتيفان قائلاً: "ينبغي ألا يستعمل الموظف الأرجل الصغيرة للوحة المفاتيح، التي تجعلها في وضع مائل؛ نظراً لأن الموظف في هذا الوضع يضطر إلى ثني مفصل الرسغ أثناء الكتابة بزاوية كبيرة للغاية".وبالنسبة للفأرة، أوضح الخبير الألماني أن الفأرة العملانية لم تحقق نتائج جيدة في اختبار جامعة زيغين، فعلى العكس من الفأرة العادية يتعين على الموظف إجراء الحركات بواسطة الساعد، وليس من مفصل اليد. وفي المقابل تعمل الفأرة الدوارة بشكل رائع؛ حيث يتم إجراء الحركات هنا بواسطة ساق طويل ونطاق أزرار صغير، يضعه الموظف أسفل لوحة المفاتيح. وأظهرت نتائج الاختبار أن الفأرة القياسية تعمل بشكل جيد.تجنّب التوهجوينبغي على الموظف تجنب توهج الضوء والانعكاسات على شاشة الحاسوب أثناء العمل قدر الإمكان. وأوضح شتيفان قائلاً: "تنخفض هذه الظواهر إلى الحد الأدنى عندما يأتي الضوء من الجانب"، ولكن الخبير الألماني أكد أيضاً على حاجة الموظف إلى ضوء النهار من أجل النظام البيولوجي للإنسان. وإذا لم يرغب الموظف في وجود ضوء جانبي في المكتب أو مكان العمل، فيمكنه تظليل النافذة بشكل جزئي.وأشار شتيفان إلى أن شدة الإضاءة الصناعية في المكاتب وأماكن العمل يجب ألا تقل عن 500 لوكس، مع ضرورة أن تكون خالية من الإبهار والانعكاسات، وفي حال الاعتماد على المصابيح المزودة بتقنية الدايودات المضيئة LED، فينبغي مراعاة أن يكون المصباح مزوداً بطبقة مطفأة. علاوة على أنه قد يتم تركيب العديد من مصابيح LED بشكل سيء، وهو ما ينتج عنه الكثير من الظلال، التي تسبب إزعاجاً للموظفين أثناء العمل.